Учет часов вождения
Для записи на занятия требуется создание Личного кабинета для каждого курсанта, который присутствует в расписании (тарифицируется отдельно).
Задача ведения графиков вождения, записи за занятия, контроля расписания, ведения путевых листов стоит в практически любой автошколе. Зачастую она решается стихийно — сами инструкторы ведут графики, считают часы, записывают фамилии в блокнотах после звонка курсанту или сразу на занятии.
При таком подходе получить полную картину процесса практического вождения по всей автошколе фактически невозможно.
В Автошкола-Контроль эта задача решается комплексно. Чтобы организовать всех участников процесса, мы выделили основные роли и набор операций:
Роли:
Администратор (менеджер филиала)
Руководитель
Старший мастер
Инструктор
Курсант
Операции:
- Создание сетки расписания
- Корректировка сетки
- Запись на занятие
- Отмена записи
С помощью гибких настроек Сервиса вы сможете определить, какие роли могут выполнять те или иные операции учета вождения, а Сервис автоматически проконтролирует соблюдение этих правил.
Вы можете настроить длительность одного учебного часа вождения и максимальное количество занятий в неделю. Количество занятий в неделю может быть определено для конкретного договора.
После того, как установлены настройки, определены роли, все участники процесса могут работать в Сервисе.
- Инструкторам выдается личный логин и пароль для входа в свой Личный кабинет через мобильное приложение Автошкола-Контроль или веб-интерфейс Сервиса.
- Курсантам создается Личный кабинет, реквизиты доступа автоматически направляются в SMS сообщении и по электронной почте.
- Администраторы и руководство автошколы уже имеют доступ в Сервис, так как ведут учет и контроль работы автошколы. В режиме онлайн идет запись через приложение, сайт, Сервис уведомляет всех участников через push-сообщения, напоминает о занятиях, ведет списание часов вождения с «баланса» курсанта. Все участники всегда видят, сколько часов осталось, сколько откатано, поскольку ведется полная история занятий.
- Курсант может включить контроль времени во время занятия — приложение с помощью таймера с точностью до секунды проконтролирует длительность (конечно же, с учетом опозданий), запишет GPS-трек маршрута, который хранится в базе и может быть отображен на карте. Также курсант может оставить отзыв и поставить оценку занятию по пятибалльной системе. На основании этих данных Сервис строит рейтинг инструкторов.
Если курсант не включил контроль времени, забыл телефон или его телефон не позволяет использовать Личный кабинет, через 2 часа после планового окончания занятия Сервис автоматически зафиксирует занятие как проведенное и спишет часы вождения с баланса договора.
В случае отмены занятия по инициативе автошколы курсанта необходимо снять с записи до момента автоматического списания. После списания часов корректировка станет невозможна, что также исключает возможность списания часов задним числом.
Процесс учета вождения становится полностью контролируемым, прозрачным и понятным для всех участников. Уникальное мобильное приложение вашей автошколы, которым пользуется курсант, вызывает интерес к вашей автошколе среди его друзей.
Типы занятости
- У каждого слота времени в расписании инструктора указывается тип занятости: основное вождение, контрольные занятия, экзамены, личное время, поручения автошколы — список настраивает сама автошкола. Благодаря такому разделению вы можете в любое время собрать табель отработанных инструктором часов для расчета заработной платы. Также возможно задать индивидуальные настройки записи и отмены для каждого типа занятий. Например, на контрольные занятия записывает только старший мастер, отмена курсантом невозможна и так далее — практически любые сценарии.
Учет путевых листов
- Когда график вождения инструктора составлен, вы можете создавать путевые листы, в которые автоматически подставятся все данные инструктора, автомобиля, автошколы и список курсантов с указанием времени занятий. Все путевые листы хранятся, автоматически нумеруются и выводятся на печать в пару кликов мышью.
Табель учета рабочего времени инструктора
- На основании фактически проведенных занятий вы можете в один клик построить Табель учета рабочего времени инструктора с разбивкой по типам занятий, детализацией по каждому инструктору для расчета, например, заработной платы.
Для нас все это сложно, инструкторы не смогут…
- Гибкая модель организации учета позволит вести онлайн-запись, даже если у инструктора или курсанта нет смартфона или они по каким-либо причинам не могут пользоваться приложением и сайтом. Большинство клиентоориентированных организаций имеет собственные мобильные приложения, пусть ваша автошкола будет в их числе с приложением Автошкола-Контроль..
За время работы нашей системы в десятках автошкол страны команда Автошкола-Контроль накопила множество сценариев, и некоторые из них доступны в нашей статье «Организация учета практического вождения».
Дополнительные материалы по данной теме: