Сценарии учета вождения в автошколе
Учет времени практического вождения, повышение контроля за инструкторами, эффективная и контролируемая организация записи на вождение — если эти темы Вам интересны, в этой статье мы поделимся опытом команды Автошкола-Контроль в решении таких задач.
Итак, рассмотрим различные сценарии и способы их реализации с помощью онлайн-сервиса Автошкола-Контроль.
В любом из вариантов необходимо сначала продать курсанту требуемое количество часов вождения в рамках основного договора или же как дополнительную услугу. В Сервисе это делается автоматически при продаже услуги из Вашего прайс-листа. Нужно доначислить часы в процессе обучения? — продаем дополнительную услугу или пакет часов — список, цены, объем Вы настраиваете самостоятельно. Далее мы будем контролировать их расходование — списание часов вождения.
Все описанные далее настройки находятся в разделе «Моя автошкола — Основные данные», вкладка «Практическое вождение»:
Типовой сценарий
Хотим организовать запись на вождение без звонков в автошколу, самостоятельный выбор удобного времени самим курсантом, инструкторы не в штате автошколы.
Распространенный вариант. Раздаем всем инструкторам личный доступ к мобильному приложению Сервиса Автошкола-Контроль, они с его помощью самостоятельно составляют сетку своих занятий на каждый день. Раздаем доступы к Личному кабинету курсантам, назначаем каждому инструктора, показываем в классе видео по использованию. Курсанты через приложение видят слоты для записи у своего инструктора и самостоятельно записываются на незанятое время.
Курсант хочет отменить занятие? За 24 часа до окончания (этот интервал можно настроить в Сервисе для всей автошколы) отменяет запись самостоятельно через мобильное приложение. Менее чем за 24 часа — обязан связаться с инструктором или офисом автошколы — отмена производится сотрудником по своему усмотрению.
На каждом занятии курсант включает в приложении контроль времени, приложение с точностью до секунды ведет отсчет, наглядно показывает остаток времени занятия, записывает GPS-трек. По истечении времени занятия звучит звуковой сигнал, курсант ставит оценку по пятибалльной шкале и, при желании, оставляет отзыв. Остаток часов вождения уменьшается на округленное до целого число часов. При желании курсант лично может увеличить это число и списать больше часов, чем фактически прошло. Но только сам, лично.
Вся информация о занятии поступает через Интернет в центральную базу данных и становится частью истории занятий, которая не может быть скорректирована. Вы или сам курсант можете всегда обратиться к единой истории записей, получить полную информацию по любому из занятий, включая маршрут на карте, оценку, отзыв. Инструктор видит то же самое, кроме оценки и текста отзыва.
Руководитель может через Сервис просмотреть историю занятий за любой период времени, по любому договору, фактическое время начала и окончания, оценить остатки часов вождения, отзывы, динамику списания часов по группе — и заранее принять необходимые меры.
Настройки сервиса — по умолчанию.
Крупная автошкола, сеть филиалов
У нас инструкторы в штате автошколы, графики для всех составляет старший мастер
В отличие от предыдущего сценария, график вождения составляется через Сервис ответственным сотрудником. Для этого он настраивает шаблоны сетки расписания — в какие дни недели, в какое время начинается каждое занятие. Шаблонов может быть произвольное количество.
С помощью заранее настроенных шаблонов в три клика мышью создает слоты вождения для каждого или для группы инструкторов на любой период времени.
Далее — как и в первом сценарии.
Настройки сервиса — по умолчанию.
Запись через инструкторов или офис
Не доверяем выбор времени курсантам
Выдаем инструкторам доступ к Сервису, курсантам создаем Личные кабинеты.
Инструктор выбирает в своем приложении слот вождения (вне зависимости, сам он его создал или старший мастер), выбирает из списка своих курсантов нужного и записывает его сам, через свое мобильное приложение. Курсант получает в свой телефон push-уведомление о том, что он записан на определенное время. Открывает онлайн-запись в приложении, видит свои занятия. Попытка самостоятельно записаться блокируется Сервисом. Отмена занятий — возможна за 24 часа.
В настройках Сервиса указываем:
Инструкторы не разберутся
Инструкторы в возрасте, у многих кнопочные телефоны, они не разберутся. Отмена занятий у нас возможна за 32 часа до начала.
Создаем Личные кабинеты для курсантов. Старший мастер или ответственный сотрудник создает сетку расписания для инструкторов.
Курсанты, как и в других сценариях, самостоятельно записываются на занятия, списывают часы вождения, оставляют оценки и отзывы.
Инструкторы каждое утро в офисе получают распечатку своего графика или путевые листы из Сервиса с указанием ФИО, телефонов и времени каждого занятия — это делается в пару кликов мышью любым сотрудником.
В настройках Сервиса указываем для курсанта:
«Отмена записи — 32 часа»
Запись только через офис
Инструкторы в возрасте, у многих кнопочные телефоны, курсантам не хотим показывать учет часов
Создаем Личные кабинеты для курсантов, не отправляя им SMS с параметрами доступа. Старший мастер или ответственный сотрудник создает сетку расписания для инструкторов.
Курсант связывается с офисом, администратор через быстрый поиск находит договор, открывает график инструктора и записывает на удобное время с учетом уже занятых слотов. При отмене записи — действия аналогичны.
Инструкторы каждое утро в офисе получают распечатку своего графика или путевые листы из Сервиса с указанием ФИО, телефонов и времени каждого занятия.
Нельзя заставить 100% курсантов
Некоторые курсанты не могут или не хотят пользоваться приложением — возраст, старый телефон, неинтересно
Если точно известно, что пользоваться не будет — при создании личного кабинета указываем «Не отправлять SMS с реквизитами доступа».
Если точно неизвестно — создаем кабинет как обычно, курсант получит SMS — она сохранится в телефоне, возможно потом он изменит решение.
Пока курсант не зайдет в Личный кабинет со своим логином и паролем, Сервис позволяет записывать его на занятия и отменять запись через инструктора или офис — независимо от настроек сервиса. После первого входа — логика работы записи будет как у остальных курсантов.
Настройки сервиса — зависят от выбранной модели записи для основного потока.
Нет телефона, но хочет оставить оценку и отзыв
По объективным причинам курсант не может самостоятельно отметить занятие — возраст, нет покрытия Интернет на автодроме. Но идея контроля занятий ему импонирует
После завершения занятия он связывается с офисом, сотрудник оперативно находит слот занятия в расписании и со слов курсанта выставляет оценку, точное время начала и окончания, фиксирует текст отзыва. Часы списываются, информация сохраняется в базу.
Настройки сервиса — зависят от выбранной модели записи для основного потока.
Нельзя заставить 100% инструкторов
Некоторые инструкторы не могут или не хотят пользоваться приложением — возраст, старый телефон, привык записывать все на листочке
Не предоставляем таким инструкторам доступ в Сервис.
График за них составляет кто-то из сотрудников автошколы через Сервис.
Запись ведут либо сами курсанты, либо сотрудники офиса.
Настройки сервиса — зависят от выбранной модели записи для основного потока.
Строгая сетка расписания
У нас строгая сетка расписания — инструктору нельзя самому удалять и создавать слоты в сетке, менять тип занятий — все только через офис. Записываться — могут как сами курсанты, так и через инструктора.
Выдаем инструкторам доступ к Сервису, курсантам создаем Личные кабинеты. Старший мастер или другой ответственный сотрудник с помощью Шаблонов расписания создает всем инструкторам сетку расписания.
Убираем разрешения для действий со слотами записи:
Опоздания на занятия
Курсант опаздывает, как поведет себя счетчик времени занятия?
Частая ситуация. Предусмотрели.
Курсант получает на свой телефон push-уведомления за сутки и за час до начала занятия. Тем не менее, если все-таки опоздал:
При нажатии кнопки «Поехали» в приложении — эта кнопка запускает контроль времени — Сервис будет искать бронь на этого курсанта в пределах ±10 минут от времени нажатия кнопки. Если находит, значит была предварительная запись — то таймер занятия начнется за вычетом времени опоздания.
К примеру, запись была на 10:30, занятие спаренное, 2 по 45 минут, кнопку нажали в 10:47. На таймере отсчет начнется с 1:13:00 и будет идти до 0;
Второй пример: запись была на 10:30, занятие спаренное, 2 по 45 минут, кнопку нажали в 10:25. На таймере отсчет начнется с 1:35:00 и будет идти до 0;
Таким образом, следующее занятие в графике инструктора не сдвинется, курсант получит урок дисциплины.
Не контролируют время занятия
Курсант забыл телефон дома или же не хочет или не может нажать кнопку Контроля времени в приложении. Как будут списаны часы?
Если была предварительная запись, и её не отменили— то через 2 часа после окончания занятия по графику Сервис автоматически отметит занятие как проведенное в точно запланированное время с комментарием «Автоматическое списание часов».
Часы будут списаны, курсант получит уведомление о том, что часы были списаны автоматически.
Настройки сервиса: по умолчанию.
Прогул занятия
Курсант не отменил и не пришел на занятие, машина и инструктор прождали полтора часа на улице
Полностью аналогично предыдущему сценарию «Не контролируют время занятия». Часы будут списаны автоматически.
Просрочка оплаты
Курсант не оплачивает обучение по договору (часы начислены в полном объеме)
В таком случае вы можете заблокировать Личный кабинет. При этом Сервис блокирует попытки записаться или отменить запись как курсантом, так и офисом или инструктором.
Контроль времени и запись треков занятий также отключаются.
В любой момент Вы можете изменить тип доступа к Личному кабинету.
Неадекватная запись курсантов
Курсант записывается на все свободные слоты в расписании
Для защиты от таких действий в Сервисе предусмотрены следующие варианты:
Курсант не сможет записаться на объем занятий, превышающий его остаток часов вождения — эта проверка выполняется автоматически.
Также вы можете ограничить количество занятий в неделю для всех курсантов автошколы или индивидуально для конкретного договора:
«Лайт»-тариф без возможности самостоятельной записи
Мы хотим дать самостоятельный выбор времени вождения только определенным курсантам
При создании Личного кабинета или в любое время после этого Вы выставляете режим доступа в ЛК «Самостоятельная запись запрещена».
Запись на занятия в этом случае возможна только через инструктора или офис. Контроль времени и запись треков занятий остается в полном объеме.
В любой момент Вы можете изменить тип доступа к Личному кабинету.
«Премиум»-тариф обучения
Хотим разрешить определенным курсантам 5 занятий в неделю, при этом основная масса курсантов ограничена 2 занятиями в неделю
В карточке договора у определенных курсантов укажите индивидуальный лимит занятий в неделю. Для остальных будет использоваться настройка из карточки «Основные данные» автошколы.
Совмещенные занятия
На определенных занятиях инструктор занимается одновременно с несколькими курсантами
Для организации таких занятий в расписании инструктор или старший мастер должен создать несколько слотов на одно и то же время. Курсант сможет записаться в любой из таких слотов, контроль времени и оценка занятия могут быть проведены каждым курсантом независимо.
Также вы можете создать отдельные типы занятий и разрешить совмещение только для них, например для экзаменов.
Настройки сервиса:
«Совмещенные занятия — Разрешить».
Раздельные настройки для разных типов занятий
Запись на внутренний экзамен по вождению возможна только через инструктора, причем на остальные занятия курсанты записываются сами
Для организации такой схемы необходимо определить список типов занятости, и для определенных типов указать индивидуальные настройки доступа. Далее в сетке расписания в два клика определяется тип каждому занятию, и Сервис учет эти настройки.
Набор типов занятости инструктора вы определяете самостоятельно для своей автошколы.
Забыл/потерял пароль
Курсант потерял реквизиты доступа к Личному кабинету, сменил телефон и так далее
Просто вызываем меню «Сбросить пароль». Курсанту будет отправлен SMS с новым паролем.
Учет часов ранее велся в другой системе или на бумаге
Как нам быть с теми курсантами, кто уже откатал часть занятий, мы хотим для них тоже вести учет часов
Выполните техническое начисление часов.
Для тех курсантов, кому уже оформлена продажа и часы начислены в полном объеме, используйте режим «Техническое списание» в окне истории начислений и списаний.
На этом пока закончим, надеемся что вы нашли подходящий для себя вариант. Если же нет, всегда готовы помочь с настройкой и обсудить Ваш сценарий.
Будем рады видеть Вас в числе наших партнеров!