Как внедрить систему управления автошколой и не сойти с ума?

В момент принятия решения самое самое худшее, что можно сделать – бездействовать.
Теодор Рузвельт

В конце марта все мы неожиданно оказались в режиме самоизоляции — таком непривычном, а потому пугающем. Сразу стало понятно, что пострадают не только туризм, рестораны  и сфера развлечений. Обучение в автошколе вполне логично также могло переместиться в отложенный спрос.

Сейчас, когда этот непростой период подходит к концу, пора оценить ситуацию в своем бизнесе на начало марта, а также продумать, что можно изменить в работе, чтобы подобная ситуация больше не застала вас врасплох.

Мы занимаемся автоматизацией автошкол уже 4 года, наблюдаем, как проходит процесс внедрения Сервиса в автошколах различной величины по всей стране, поэтому нам есть, о чем вам рассказать. Удивительно, но среди автошкол есть такие, которые не останавливали набор и обучение во время всего периода самоизоляции. Попробуем разобраться, как им это удалось.

Почему владелец автошколы решает, что пора внедрить единую программу для управления бизнесом?

• Необходима единая база данных по клиентам и сделкам. Анализировать разрозненные файлы долго и неудобно;
• Автошкола выросла и контролировать несколько филиалов без программы или при помощи старых способов неудобно;
• На рекламу тратятся внушительные бюджеты, а клиентов больше не становится;
• Чувствует, что теряет контроль над рабочим процессом и сотрудниками;
• Используя несколько сервисов (для документооборота, ведения сделок, контроля вождения) нужно обучать сотрудников работе в каждом из них, поэтому проще обучить их работе в одной универсальной программе.

Решение о внедрении программы должно исходить от руководителя или владельца автошколы. Вариант, когда директор просто оплатит счет, и все заработает само собой — в этом случае не пройдет. Сотрудники должны понимать, что даст им переход на новую систему работы, только тогда руководитель избежит сопротивления с их стороны и внедрение пойдет по плану.

Если бизнес-процессы и путь клиента в вашей компании еще не были описаны, самое время сделать это. Соберите рабочую группу экспертов, которая поможет вам привести все в систему. Сотрудники оценят, что руководитель учитывает их мнение и опыт при принятии решения. Определите, какие рутинные бизнес-процессы могут и должны быть автоматизированы, какие этапы проходит клиент при взаимодействии с вашей автошколой.

После того, как сформированы требования, можно начинать поиски подходящей программы.

Виды программ для автошкол

Перечислим решения, которые можно найти на рынке, и кратко опишем преимущества внедрения каждого:

1. CRM для работы с базой клиентов позволяет:
   • фиксировать каждое обращение;
   • вести сделку, контролировать каждый этап, определять, на каких этапах происходит потеря клиентов;
   • ставить задачи сотрудникам и контролировать их выполнение;
   • быстро передавать базу другому менеджеру;
   • при интеграции с IP-телефонией контролировать качество обслуживания. Звонок клиента попадает к ведущему менеджеру;
   • управлять конверсией потенциальных клиентов в курсантов.

   Вывод: CRM-система — удобный инструмент для любого бизнеса, связанного с продажами, а значит нужна и автошколе. Вам есть, из чего выбрать, сейчас на рынке довольно много функциональных CRM-систем.

2. Программа для автоматизации документооборота содержит готовые шаблоны всех документов, необходимых для функционирования автошколы и автоматически формирует списки на экзамен, пересдачу и т.д.Такая программа экономит время сотрудников при работе с документами, стандартизирует документооборот, убирает зависимость от одного человека, который обычно владеет информацией — какие документы, по какому примеру надо создавать и печатать.

3. Программы для помощи в учебном процессе позволяют:

   • структурировать методические и учебные материалы
   • формализовать методики обучения автошколы — порядок прохождения учебных тем, зачетов, приложить учебные материалы
   • программно-аппаратные комплексы: тренажеры, помогают ученику ознакомиться с органами управления ТС
   • ознакомить курсанта с экзаменационными билетами, как официальными, так и составленными самой автошколой
   • проводить онлайн-обучение без непосредственного участия преподавателя — обычно по набору видеоуроков
   • проводить вебинары — трансляции через Интернет уроков с “живым” преподавателем

4. Программы для контроля знаний позволят:

   • принимать промежуточные зачеты в автоматическом режиме
   • принимать экзамен в автоматическом режиме. Важно отметить, что лишь некоторые системы даже позволяют курсантам использовать для тестирования мобильное приложение, что позволяет автошколе сэкономить на оборудовании и содержании компьютерного класса.

5. Системы мониторинга транспорта необходимы, чтобы контролировать перемещения МПОВ во время рабочего дня, получать реальную картину работы с каждым учеником по городу. Такие системы дисциплинируют сотрудников, и дают фактическую основу при разборе причин плохой сдачи курсантом экзаменов.

Большинству автошкол знакомы программы для документооборота. Самые продвинутые руководители перепробовали несколько разных систем и остановились на 2-3 подходящих, например, CRM, сервис для онлайн-обучения и программа для контроля транспорта.

На что обращать внимание при выборе сервиса для автоматизации?

Вы определились со списком возможностей системы и предстоит выбор из 2-3 подходящих вариантов. Вам будет проще внедрить программу, если есть:

• Инструкции по настройке, так что ваши сотрудники смогут обучаться работе в программе на своем рабочем месте. Не нужно останавливать работу и собирать их в офисе для обучения;
• Онлайн-служба технической поддержки. Это значит, что ваши сотрудники смогут оперативно получать консультации и помощь;
• Методисты, которые следят за обновлениями билетов. Вы всегда будете уверены в актуальности вопросов, по которым проходит обучение и тестирование;
• Штат разработчиков, которые обслуживают и обновляют систему, учитывают пожелания пользователей и делают программу удобнее для них;
• Цена. Качественный сервис со всеми перечисленными возможностями не может стоить дешево.

Как проходит внедрение Автошкола-Контроль?

• В течение 3 часов с момента получения заявки мы подключаем автошколу. SMS с логином и паролем основной учетной записи отправляем ответственному сотруднику, который указан в заявке.
• Сервис создан для самостоятельной настройки, поэтому справятся пользователи любого уровня. В разделе инструкций вы найдете записи вебинаров, которые охватывают все сферы работы с Сервисом. Вы сможете выбрать, какие возможности вам необходимы в первую очередь и начать настройку системы. Специалисты службы технической поддержки готовы помогать вам в настройке и работе с 9 до 19 (Мск) по рабочим дням в чате сервиса.
• По нашему опыту для первоначальной настройки, внесения курсантов и начала работы автошколе из 2-4 филиалов достаточно 7 дней. Скорость внедрения всегда будет зависеть от числа сотрудников, которые принимают участие в процессе, и их мотивации. После истечения первого месяца работы в Автошкола-Контроль, как правило, настроены CRM, учет курсантов, финансы и документооборот. Некоторые автошколы к этому времени уже начинают учёт вождения и онлайн-обучение.
• Пробный период — 7 дней. Это значит, что перед оплатой вы сможете оценить возможности Автошкола-Контроль.

Возможно ли провести внедрение, работая удаленно?

Команда сервиса Автошкола-Контроль более 4 лет работает удаленно. Мы можем уверенно сказать, что в течение дня общаемся гораздо больше, чем те, кто работает за соседними столами в привычных офисах.

Мы считаем, что внедрить программу в условиях карантина было не только возможно, но и необходимо.

• Если руководитель принимает решение внедрить новую программу, значит компания жива и смотрит в будущее, что точно поднимет моральный дух коллектива;
• При огромном количестве бесплатных мессенджеров оперативно собрать пожелания сотрудников и мнения о том, какие этапы работы и как можно автоматизировать не составит труда;
• Сотрудники находятся дома, программа содержит инструкции по настройке, а команда Автошкола-Контроль работает в обычном режиме, значит есть возможность полностью изучить систему. После возвращения в офис обученные сотрудники сразу приступят к работе.

Итак, чтобы внедрить программу для управления автошколой необходимо намерение руководителя, мотивация сотрудников и кропотливая работа. Гораздо проще, чем создать бизнес,  которым вы уже управляете: найти помещение, нанять и обучить сотрудников, заниматься продвижением, взаимодействовать с госорганами, следить за соблюдением многих регламентов. Только вот при помощи современной функциональной программы делать это вам станет гораздо легче.